Остановитесь на изменении
Сравните новые сведения с действующим договором и последним подтверждённым счётом. Что изменилось: банк, счёт, название получателя или сама организация? Эти изменения требуют разных объяснений.
Срочный тон письма и знакомая подпись не отвечают на вопрос о том, кто разрешил замену. Необходимо подтвердить сообщение через независимый контакт, который уже использовался в работе.
Подтвердите просьбу
Возьмите номер или адрес из ранее проверенных сведений, а не из письма с заменой. Уточните, что произошло, с какого момента действуют новые данные и какой документ подтверждает изменение.
Не передавайте контроль отправителю подозрительного сообщения: предложенный им новый телефон может быть частью той же ситуации. Если прежний представитель недоступен, используйте заранее согласованный порядок замещения.
Сохраните основание
Зафиксируйте ответ представителя и внутреннее согласование. Сотрудник, который проводит платёж, должен понимать, почему реквизиты отличаются и к какому обязательству относится перевод.
Перед следующим платежом сверяйте данные с обновлённой рабочей записью. История подтверждений помогает другому сотруднику восстановить решение без пересказа всей переписки.
Практический разбор редакции «Ракурс дня».
